https://www.meetupplanner.de

Benutzer:innenhinweise

Es ist sicherlich kein Benutzerhandbuch notwendig, der MeetUpPlanner sollte selbsterklärend sein: Ausfahrt anlegen, ändern, löschen, teilnehmen, kommentieren. Hoffentlich alles naheliegend wie es funktioniert.

Hier sollen die etwas versteckteren Features beschrieben werden.

Features für alle Benutzer:innen

Inkognitomodus

Auf dem Startbildschirm direkt unter der Angabe der Kontaktdaten kann man den Inkognitomodus aktivieren. Wenn man sich dann für einen Termin anmeldet, wird der eigene Name in der Anmeldeliste nicht angezeigt, sondern durch "Inkognito" ersetzt. Man selbst sieht den eigenen Namen in der Anmeldeliste, alle anderen Namen werden unterdrückt, nach dem Motto: Wer anonym bleiben möchte, sollte dann auch nicht die Infos über die anderen erhalten. Der Name der Guides (auch Co-Guides) bleibt immer sichtbar. Außerdem kann der Organisator eines Termins die Namen sehen.

Preview An/Aus

Wenn man eine Ausfahrt erstellt und dabei einen Link zur Strecke hinzufügt - z.B. Komoot - kann man jetzt über den Button "Preview An/Aus" eine Preview für den Link abrufen. Dies funktioniert ähnlich wie bei Facebook, Twitter & Co: Die Webseite wird abgerufen und Informationen wie Titel, Beschreibung und Bild ausgelesen. Das Bild wird dann in der Ausfahrt oben dargestellt. Bei Komoot ist das z.B. typischerweise eine Kartenübersicht. Aber nicht immer: Hat man in der Komoot-Strecke ein oder mehrere "Highlights" aufgenomnmnen und sind diese mit Fotos angereichert, so wird als Bild für den Link das erste Foto und nicht die Karte verwendet. Da hilft nur auf Highlights in der Planung zu verzichten (so mache ich es sowieso) oder später hinzuzufügen.

Installation als App

Den MeetUpPlanner kann man auch als App und zwar als PWA ("Progressive Web App") installieren. Damit verkürzt sich die Startzeit und die App bleibt länger aktiv, um Updates zu den Ausfahrten direkt anzeigen zu können.

Die Installation ist ganz einfach: Auf Android, auf dem PC im Edge und Chrome-Browser wie üblich den MeetUpPlanner aufrufen. Oben rechts in der Addresszeile ist ein kleines +, über das man die Installation startet. Unter iOS im Safari-Browser oder neuerdings auch in alternativen Browsern geht man auf "Teilen" und dann "Zum Home-Bildschirm". Der MeetUpPlanner wird dann mit Logo auf dem Home-Bildschirm oder im Start-Menü (PC) angezeigt und kann von da auch einfach wieder deinstalliert werden.

Außerdem ist es möglich, sich über Änderungen an Ausfahrten (Absage, Terminänderungen usw.) und über neue Kommentare benachrichtigen zu lassen. Beim Aufruf der Kalenderseite gibt es eine entsprechende Popup-Abfrage oder je nach Einstellung in der Adresszeile ein kleines "Glöckchen", über das man die Benachrichtungen zulassen oder eben auch ablehnen kann. Unter iOS funktioniert die Benachrichtung erst ab Version 16.4 (März 2023). Die Benachrichtigungen lassen sich nachträglich auch wieder in den Einstellungen des Browsers abstellen.

Vereinsinterne Ausfahrten

Falls entsprechend eingestellt, sind alle Ausfahrten öffentlich, d.h. werden angezeigt ohne dass die Benutzer:innen das Schlüsselwort auf der Startseite angeben. Ausfahrten können aber auch als "Vereinsintern" gekennzeichnet werden, in dem die entsprechende Checkbox markiert wird. Die so gekennzeichneten Ausfahrten sind nur sichtbar für Benutzer:innen, die auf der Startseite ein gültiges Schlüsselwort angeben. Die vereinsinternen Ausfahrten werden mit einem kleinen Schlüssel neben dem Titel gekennzeichnet.

Auch vereinsinterne Ausfahrten können über den Gästelink oder den "Scope"-Link geteilt werden und so zu Anmeldung für Gäste geöffnet werden.

Warteliste

Für Termine kann optional eine Warteliste eingerichtet werden. Dazu beim Anlegen/Ändern eines Termins im Feld "Warteliste" eine max. zulässige Anzahl "Wartender" größer 0 eingeben. Hier gilt die gleiche Größenbeschränkung wie für Gruppen. Wenn dann ein Termin "ausgebucht" ist, können sich Interessenten auf die Warteliste setzen und werden automatisch angemeldet, wenn ein Platz frei wird und zwar wenn sich jemand anders abmeldet oder die Gruppengröße erhöht wird.

Es werden auch Benachrichtigungen an die "Nachrücker" verschickt. Dazu müssen sie allerdings Benachrichtigungen für diese Web-App erlaubt haben (siehe oben unter "Installation als App").

Umgekehrt werden die zuletzt angemeldeten Teilnehmer:innen auf die Warteliste "geschoben", wenn die Gruppengröße verkleinert wird (sollte aber die Ausnahme sein!). Auch hier werden die betroffenen Teilnehmer:inen benachrichtigt (s.o).

Es kann vorkommen - durch reges Anmelden/Abmelden kurz vor Ausfahrten - dass eine Gruppe "überbucht" ist, also z.B. (13 von 12). Als Abhilfe die Ausdahrt zum Editieren öffnen (das kann natürlich nur die Organisator:in) und speichern, dann wird das korrigiert.

"Private" Ausfahrten

Normalerweise sind alle Termine, die angelegt werden, für alle sichtbar, die sich mit dem normalen Benutzer-Schlüsselwort oder dem Admin-Schlüsselwort anmelden. Wird aber ein Termin angelegt oder ein existierender geändert, gibt es weiter unten über das Eingabefeld "Private Ausfahrt?" die Möglichkeit, für den Termin ein Schlüsselwort zu vereinbaren. Ein so gekennzeichneter Termin wird anderen Benutzern nur dann angezeigt, wenn sie eben dieses Schlüsselwort in einem der drei Felder "Optionale Schlüsselwörter für private Ausfahrten" auf der Startseite eingeben.

Gäste einladen

Um den MeetUpPlanner zu nutzen, wird normalerweise ein "Schlüsselwort" benötigt, nicht nur um ggf. Ausfahrten anzulegen, sondern auch für die Anmeldung. Um jemanden spontan oder auch gezielt für nur eine Ausfahrt mit zu nehmen, gibt es die "Gastfunktion". Über das Icon gelangt man auf eine Einladungsseite. Diese enthält neben einen Link, der per Mail/SMS oder Messenger verschickt werden kann auch einen QR-Code, der ebenfalls zur Gastseite führt. Auf dieser kann sich der Gast nur mit Vor-/Nachnamen und Kontaktinfo (Telefon oder E-Mail) für diese eine Ausfahrt an- und ggf. auch abmelden.

Sollen Gäste zu einer Gruppe von Ausfahrten (Beispiel "WTT") eingeladen werden, gibt es es eine weitere Möglichkeit: Für eine Ausfahrt kann ein "Scope" für Gäste angegeben werden. Die so gekennzeichneten Ausfahrten sind dann unter dem Link /guests/scope erreichbar. Die Gäste können sich dort anmelden und auch wieder abmelden, sie sehen allerdings keine Namen und auch keine Kommentare.

Termin kopieren

Hat man einen Termin angelegt, wird auch der kleine Button angezeigt, über den ein Termin in die nächste Woche kopiert werden kann. Die Idee ist hier, dass man Termine, die immer wieder angeboten werden, nicht komplett neu anlegen muss.

An- und Abmeldung für andere

Als Guide oder Admin kann man die An- und Abmeldung für eine Ausfahrt auch für andere Teilnehmer übernehmen, falls die gerade z.B. nicht ihr Smartphone zur Hand haben. Über das Icon gelangt man auf eine Anmeldeseite, in der man die Kontaktdaten zum Teinehmer eingeben kann.

Neuer Guide

Hat man eine Ausfahrt erstellt und ist damit glücklicher Guide, kann man sich nicht einfach abmelden. Wenn jetzt aber etwas dazwischen kommt und man nicht die ganze Ausfahrt löschen möchte, kann man sie über das Icon an einen Teilnehmer übertragen. Wahrscheinlich ist es eine gute Idee, vorher zu fragen, ob das ok ist...

Ausfahrt absagen

Manchmal muss man eine Ausfahrt auch absagen, wenn sich z.B. nicht genug Mitfahrer finden oder das Wetter einfach zu schlecht ist. Als Guide einer Ausfahrt oder als Admin kann man eine Ausfahrt zwar über den Button löschen. Nach einer Rückfrage, ob man wirklich löschen will, wird die Ausfahrt komplett inkl. Anmeldungen und Kommentaren gelöscht. Es gibt dann keine Möglichkeit, die anderen entsprechend zu informieren. Der bessere Weg ist hier, eine Ausfahrt zunächst über als abgesagt zu markieren und vielleicht noch einen Kommentar einzufügen oder den Beschreibungstext zu ändern. Eine Anmeldung zur Ausfahrt ist dann nicht mehr möglich (Abmeldung schon). Jeder kann und sollte so vor der Ausfahrt noch einmal nach schauen, ob die Ausfahrt auch stattfindet. Eine Ausfahrt, die als abgesagt markiert wurde, wird auch in der Liste zur Kontaktverfolgung nicht berücksichtigt.

Die Absage kann auch leicht wieder rückgängig gemacht werden - einfach noch einmal den Button drücken ...

Mindestteilnehmerzahl

Man kann für eine Ausfahrt eine Mindestteilnehmeranzahl angeben. Diese wird dann als kleiner "Badge" bei der Teilnehmeranzahl angezeigt. Ansonsten hat das keine Auswirkungen, es wird also keine Ausfahrt automatisch abgesagt oder sogar gelöscht, wenn die Teilnehmeranzahl nicht erreicht wird. Es wird nur ein kleiner visueller "Anreiz" gesetzt.

Co-Guides

Wünscht man sich für eine Ausfahrt einen oder mehrere Co-Guides, so kann das bei der Anlage einer Ausfahrt direkt unter der Mindestteilnehmerzahl angegeben werden. Es können sich 1 - 3 Co-Guides "gewünscht" werden. Vereinsmitglieder, die also das Schlsselwort auf der Startseite eingeben, haben dann neben dem Butten "Anmelden" einen weiteren Button "Als Co-Guide". Damit melden sie sich an und erklären sich bereit, als Co-Guide die Ausfahrt zu begleiten. Nebeneffekt: Wenn eine Ausfahrt ausgebucht ist, kommt man als Co-Guide noch dazu. Die Ausfahrt kann mit der Anzahl angeforderter Co-Guides "überbucht" werden. Danach kann man sich zwar als Co-Guide melden, landet aber trotzdem auf der Warteliste.

Federation

Mit "Federation" ist gemeint, dass Ausfahrten zwischen zwei Clubs geteilt werden können. Dazu müssen die Admins (siehe separate Beschreibung) die Federation zunächst einrichten. Eine Federation kann immer höchstens mit einem anderen Club eingerichtet werden. Das Teilen einer Ausfahrt/eines Termins bedeutet:

• Die Ausfahrt ist im MeetUpPlanner des befreundeten Clubs sichtbar, entsprechend gekennzeichnet durch einen gründen Badge.
• Die Anmeldung zur Ausfahrt ist in beiden Clubs möglich.
• In der Liste der Teilnehmer:innen (für den Guide oder Admin sichbar) werden die Anmeldungen aus dem "federierten" Club gekennzeichnet.
• Wird eine Ausfahrt als "vereinsintern" markiert, ist die Ausfahrt auch im Partnerclub nur intern sichtbar.

Und so funktioniert es: Beim Anlegen einer Ausfahrt/eines Termins kann über die Checkbox "Teilen mit ..." die Ausfahrt geteilt werden. Die Anmeldung ist in beiden Clubs ohne Einschränkung möglich. Wer die Ausfahrt erstellt hat, kann in der Teilnehmerliste sehen, wer sich vom befreundeten Club angemeldet hat. Ein Admin im befreundeten Club kann das Teilen einer Ausfahrt/eines Termins "absagen" über den Button "Einladung ablehnen", dann bitte nicht wieder neu teilen, sondern akzeptieren, dass die Ausfahrt nicht geteilt werden soll.

Weitere Features für Admins

Mit dem sog. “Admin-Schlüsselwort” stehen einem weitere Funktionen zur Verfügung:

Regelmäßige Termine

Durch die Kombination von mehreren Features wird die Erstellung von regelmäßigen, wöchentlichen Terminen unterstützt.

• Es gibt eine entsprechende Checkbox für Termine, um sie als wöchentlich wiederkehrend zu kennzeichnen. Für jeden Tag werden dann zentral alle Termine geprüft und die als wiederkehrend gekennzeichneten werden in die Folgewoche kopiert, natürlich ohne Anmeldungen und ohne Kommentare. Außerdem können Admins für Ausfahrten die max. Teilnehmeranzahl bis zu einem separat konfigurierten Max.-Wert hochsetzen. Dies ist gedacht für ggf. besondere Vereinsausfahrten oder ähnliches.
• Es kann ein "Veröffentlichungsdatum" für Termine angegeben werden. Damit lässt sich steuern, wann die Termine für alle sichtbar sind. Beispiel: Man richtet eine wöchentliche Dienstagsausfahrt ein und trägt als Veröffentlichungsdatum den Mittwoch ein. Dann sehen alle immer nur die aktuelle Ausfahrt und werden nicht von zu vielen Terminen irritiert ...
• Normalerweise haben Termine immer einen "Guide". Als Admin kann man aber auch einen Termin "ohne Guide" einrichten. Auch das ist gedacht vor allem für wöchentliche Termine, die unabhängig von einer Person stattfinden.

Wechsel von Ausfahrten "mit Guide" zu Ausfahrten "ohne Guide"

Ausfahrten können von Admins auch "ohne Guide" angelegt werden, z.B. für regelmäßige Termine, für die kein Guide benötigt wird. Falls eine Ausfahrt geändert wird von "ohne Guide" zu "mit Guide" wird der aktuelle Nutzer (also ein Admin) als neuer Guide eingetragen. In einem weiteren Schritt kann die Ausfahrt ggf. dann einem anderen Teilnehmer zugewiesen werden.

Wird eine Ausfahrt von "mit Guide" zu "ohne Guide" geändert, wird der aktuelle Guide als "einfacher" Teilnehmer hinzugefügt.

Infoboxen

Admins können sog. "Infoboxen" anlegen, die ähnlich wie Termine angezeigt werden können. So können zusätzliche Infos zur Bedienung, Wetteraussichten usw. angezeigt werden. Es lässt sich einstellen, ob Kommentare zugelassen sind und wie lange diese gespeichert werden sollen. Auf diese Weite kann ein "Schwarzes Brett" umgesetzt werden, über das die Nutzer sich austauschen können.

Ausfahrten vom Partner-Club

Falls eine Ausfahrt, die vom Partnerclub geteilt wurde, nicht angezeigt werden soll, kann ein Admin die "Federation" aufheben. D.h. der "Absagen"-Button macht das Teilen der Ausfahrt rückgängig. Alle bereits erfolgten Anmeldungen bleiben alledings bestehen, also am besten dieses Feature frühzeitig nutzen, wenn eine unerwünschte Ausfahrt des Partnerclubs auftaucht.

Admin-Tool

Die eigentliche Administration des MeetUpPlanners erfolgt über das Administrationstool https://admin.meetupplanner.de. Die Administrations-Funktionen wurden aus Sicherheitsgründen ausgelagert. Das Admin-Tool kann nur nach Authentifizierung und der Zuweisung entsprechender Rechte genutzt werden. Zur Authentifizierung werden die Dienste von Microsoft, Google, Facebook, Twitter oder GitHub unterstützt. Das heißt, man meldet sich mit seinem Account bei einem dieser Dienste an. Um Administrator zu werden, muss man zunächst mitteilen, mit welchem Account von den eben genannten Diensten man zugreifen möchte, damit ein entsprechender Einladungslink erstellt werden kann.

Im Admin-Tool stehen die folgenden Funktionen (u.a.) zur Verfügung:

Begrüßungstexte konfigurieren

Um Hinweise an die Nutzer zu geben, können in der Adminstration verschiedene Texte eingegeben und einfach geändert werden. Formatierung der Texte und das Einfügen von Links ist auch jeweils möglich. Folgende Texte können edititiert werden:

• Welcome Nachricht: Text auf der Startseite inkl. optionalen Logo. Hier können direkt Hinweise darauf gegeben werden, wie der MeetUpPlanner genutzt werden sollte.
• Whiteboard Nachricht: Text der über der zentralen Seite mit den Ausfahrten steht. Auch hier können gut Hinweise auf die Regelungen um die Ausfahrten gegeben werden. Aber am besten kurz fassen, ansonsten müssen alle auf dem Handy immer erst nach unten scrollen, um die Ausfahrten zu sehen. Das kommt nicht so gut an ...
• Nachricht für neue MeetUps: Dieser Text wird auf der Seite zur Anlage einer neuen Ausfahrt angezeigt. Also hier am besten ein kurzer Hinweis z.B. zur Gruppengröße oder andere Spielregeln.

Einstellung "Sollen nur Admins MeetUps anlegen dürfen?"

Diese Einstellung in der Administration regelt, wer MeetUps anlegen darf. Wird dies auf Admins eingeschränkt, können Nutzer, die nur das "normale" Schlüsselwort eingeben, nur alle MeetUps sehen und sich an- und abmelden und auch kommentieren. Die Admins erstellen die MeetUps. Dies ist für Clubs gedacht, die nur einige Ausfahrten kontrolliert zu festen Termine anbieten wollen.

"Badges" für Wochentage

In der Administration können für die Wochentage sog. "Badges" konfiguriert werden, um Ausfahrten an diesen Tagen besonders zu kennzeichnen. Beispiel: "ScuDi" für den Scuderia Dienstag und "ScuSo" für den Sonntag. Außerdem ist es möglich, die Anlage von neuen Ausfahrten auf diese Tage zu beschränken.

Zugang sperren

Der Zugang zum MeetUpPlanner kann gesperrt werden und eine Meldung dazu kann auch konfiguriert werden. Dies kann z.B. nötig sein, wenn die Corona-Schutzverordnung keine gemeinsamen Ausfahrten zulassen sollte.